Cũng đã 5 năm mình tới Nhật và cũng là lúc visa của mình hết hạn. Những lần trước được công ty cũ support nên cũng không rõ thủ tục như thế nào, làm ra làm sao nhưng sau khi nghe tới việc lên văn phòng cục xuất nhập cảnh xếp hàng 1-2 tiếng để nộp hồ sơ thì đã quyết định làm thủ tục online.

Từ tháng 3 năm 2022, Tổng cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản đã ra mắt hệ thống đăng ký visa online và dù có nhiều trang web hướng dẫn qua về cách đăng ký online nhưng với rất nhiều những "tính năng" ẩn của hệ thống công online Nhật Bản chưa được nhắc tới trong các bài viết khác, mình vẫn sẽ note lại đầy đủ và chi tiết để các bạn có thể follow một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Với cá nhân mình, việc đăng ký online khá vất vả và tốn thời gian do không có hướng dẫn cụ thể. Mang tiếng kỹ sư IT mà không dưới 1 lần mình đã tính bỏ cuộc rồi lên cục xuất nhập cảnh để nộp đơn chay, nhưng lòng tự tôn nghề nghiệp và sự tiếc tiền mua đầu đọc thẻ đã giúp mình hoàn thành việc đăng ký online. Với bài viết này, hi vọng việc đăng ký online của các bạn sẽ nhanh chóng và tiện lợi. So sánh với việc phải đi lại và xếp hàng chờ đợi thì rất đáng để làm. 😅

Các bước gia hạn visa tại Nhật bằng hệ thống online

Quy trình sẽ gồm 2 bước chính: đăng ký tài khoản trên hệ thống và đăng ký gia hạn visa.

Đăng ký tài khoản

Chuẩn bị

1. Thẻ My Number (dạng cứng có ảnh và chip)
2. Đầu đọc thẻ

Bạn có thể mua một đầu đọc thẻ trên Amazon tại đây với giá 1250 yên, các loại đầu đọc thẻ dùng được cho My number không quá khác biệt

3. Máy tính Windows có trình duyệt Chrome (mình đã thử với macOS + safari và đã bỏ cuộc 😅)
4. Download phần mềm JPKI 利用者クライアントソフト và cài đặt trên máy của bạn. Hướng dẫn bằng tiếng Anh có tại đây
5. Download JPKI extension cho Chrome tại đây và cài đặt trên trình duyệt của bạn (các hướng dẫn khác thường thiếu bước này nên không kết nối được đầu đọc thẻ với hệ thống online)
6. Đăng ký một email có đuôi co.jp và server đặt tại Nhật Bản, an toàn nhất là nên sử dụng yahoo mail Japan. Các bạn có thể bắt đầu đăng ký tại đây. Mình sẽ giải thích kỹ lý do ở phần dưới.

Trong trường hợp bạn gặp lỗi hiển thị ký tự khi cài đặt phần mềm JPKI (hiện các chữ kiểu ??????s), bạn cần cài thêm Locale-Emulator và click chuột phải vào các file cài đặt rồi chạy dưới quyền Admin

Quá trình cài đặt có vẻ phức tạp nhưng thực ra rất đơn giản và nhanh. Bạn chỉ mất khoảng 5 phút cho việc cài đặt tất cả mọi thứ.

Đăng ký tài khoản trên hệ thống

1. Gắn thẻ My Number vào đầu đọc (lưu ý cần úp mặt trước của thẻ xuống dưới để đầu đọc có thể nhận chip)
2. Vào trang web của cục

Click vào đây để truy cập hệ thống

Chọn mục đăng ký tài khoản mới

Nếu bạn đã cài extension JPKI trên chrome thì cửa sổ yêu cầu nhập thông tin thẻ My Number sẽ hiện ra

2. Nhập mật khẩu số của thẻ My number

3. Nhập mật khẩu chữ của thẻ My number

4. Nhập thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, thông tin thẻ lưu trú,...)

Chú ý Bạn nên sử dụng email yahoo.co.jp tạo ở bước 6 trong mục chuẩn bị.

5. Xác nhận

Mình sử dụng email cá nhân để đăng ký và sau 2 ngày, mail đăng ký vẫn chưa được gửi tới inbox của mình. Mất thêm 1 ngày nữa để gửi mail yêu cầu support cho công ty H - đơn vị vận hành và câu trả lời là bạn cần whitelist domain của hệ thống @ras-immi.moj.go.jp. Trong trường hợp vẫn không nhận được email, bạn cần gọi điện đến bộ phận quản lý của cục nơi bạn sống để được đổi email đăng ký. Email đã được gắn với số thẻ lưu trú của bạn nên bạn không thể tự thay đổi hoặc đăng ký lại với email mới.

Các bạn có thể gọi điện theo các số dưới đây:

札幌局 - 審査部門 - 011-261-9658
仙台局 - 審査部門 - 022-256-6073
東京局 - 在留管理情報部門 - 03-5363-3030
横浜支局就労・永住審査部門 - 0570-045259「20」
名古屋局審査管理部門 - 0570-05-2259「110#」
大阪局 - 審査管理部門 - 0570-064259「210」
神戸支局審査部門 - 078-391-6378
広島局 - 就労・永住審査部門 - 082-221-4412
高松局 - 審査部門 - 087-822-5851
福岡局 - 審査管理部門 - 092-717-7595
那覇支局審査部門 - 098-832-4186

Trình bày rằng mình muốn đổi email đăng ký trên 在留申請オンラインシステム (hệ thống gia hạn cư trú online), đọc ID tài khoản đã được tạo, ngày tháng năm sinh và tên của bạn và đọc email muốn đổi. Lưu ý:

• Bộ phận này hỗ trợ bằng tiếng Nhật
• Phát âm rõ từng ký tự để tránh nhầm lẫn và xác nhận kỹ để không mất thời gian gọi lại và (một lần nữa) hãy sử dụng yahoo mail Japan với tên miền yahoo.com.jp để mọi thứ đơn giản hơn. Lâu rồi mới được trải nghiệm đổi mail qua điện thoại bằng cơm và validate bằng mồm 😆
• Quá trình này có thể sẽ mất tối đa 2 tiếng, bạn có thể gọi lại sau 2 tiếng nếu chưa thấy email cài đặt lại password tới inbox của bạn

Có vẻ có vấn đề liên quan tới compliance hoặc security nên toàn bộ các dịch vụ email có server đặt tại nước ngoài gần như không nhận được email từ hệ thống. Chỉ thắc mắc tại sao form đăng ký không để 1 dòng lưu ý hoặc khuyến cáo để đỡ mất thời gian của cả người dùng lẫn người vận hành ở bước này vì phần lớn đối tượng của đăng ký visa là người nước ngoài và sử dụng các mail services như gmail, outlook, apple,...

Sau đó bạn sẽ nhận được email cài đặt lại mật khẩu, click vào đường link và đổi mật khẩu, nhập mật khẩu mới là hoàn tất quá trình này.

Đăng ký gia hạn visa

Chuẩn bị

Dù là làm thủ tục online nhưng các bạn vẫn cần chuẩn bị các giấy tờ đầy đủ tuỳ theo từng loại visa, chi tiết có thể xem tại đây

Trong trường hợp của mình là 技術・人文知識・国際業務 (a.k.a visa kỹ sư cho thân thương) thì cần chuẩn bị các giấy tờ được liệt kê tại đây

Tuỳ vào phân loại công ty của các bạn mà các giấy tờ cần chuẩn bị là khác nhau, các bạn có thể hỏi bộ phận nhân sự của công ty để có thể nhận được các giấy tờ tương ứng với phân loại của công ty mình:

1. Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú 在留期間更新許可申請書, download tại đây. Đơn gồm 2 phần: cá nhân và công ty nên bạn cũng cần xác nhận lại với bộ phận nhân sự hoặc nhờ họ điền hộ.
2. Giấy tờ nộp thuế/trả lương của công ty 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表 (xin/được cấp từ công ty)
3. Hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú (mình scan cả 2 cho chắc)
4. Ảnh 3x4, nếu bạn nộp online thì chỉ cần bản mềm, không cần bản cứng.

Sau khi hoàn thiện việc chuẩn bị bản cứng của các loại giấy tờ trên, bạn cần scan tất cả tài liệu và gộp vào 1 file pdf duy nhất. Phương pháp đơn giản nhất là sử dụng Google docs.

• Tạo một document mới tại đây
• Insert tất cả các ảnh đã scan ở trên

• Lưu lại dưới format pdf

Còn với ảnh chụp, các bạn có thể chỉnh sửa với Adobe online, chọn kích cỡ 3x4 và download dưới format jpeg để file có dung lượng nhỏ nhất (dưới 50KB)

Đăng ký trên hệ thống

1. Gắn thẻ My Number vào đầu đọc và kết nối tới máy tính
2. Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đăng ký và nhập mật khẩu số của thẻ My Number

3. Điền vào form gia hạn visa, chọn phương thức nhận kết quả (gửi qua bưu điện hoặc lấy tại văn phòng cục)
4. Upload tài liệu bằng 1 file pdf duy nhất

5. Upload ảnh

6. Nộp đăng ký

7. Đợi email xác nhận

Nếu không có vấn đề gì thì bạn sẽ nhận được thông báo sau 2-4 tuần và chuẩn bị 4000 yên để mua tem nhận thẻ lưu trú mới.

Mỗi loại visa và mỗi cá nhân sẽ có những giấy tờ, thủ tục khác nhau, để tránh việc phải làm lại/bổ sung thủ tục nhiều lần, các bạn nên tham khảo thêm tại trang web của Tổng cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản hoặc gọi điện trực tiếp lên Cục để được trợ giúp bằng tiếng Việt, Anh hoặc Nhật.

Chúc các bạn may mắn với việc đăng ký visa online và có một quãng thời gian mới vui vẻ, hạnh phúc tại Nhật Bản 😆